Desatero Event Managera

Eventům nebylo v posledních několika měsících přáno. Vše se ale pomalu začíná vracet do normálu, tedy stadia, které panovalo před pandemií. To znamená, že se zase můžeme pomalu těšit na plánování jak menších, tak i větších eventů. Proto jsem pro vás sepsala neformální evenťácké desatero, které možná při organizování nějaké akce pomůže i vám.

1. Najděte si systém plánování, který vám sedne

Zorganizovat úspěšný event zahrnuje stovky malých i větších úkolů. Často na sebe navazují, a tak se na žádný z nich nesmí zapomenout! Proto je potřeba si vytvořit systém, který vám bude vyhovovat. Jedině tak se ve změti splněných a nadcházejících úkolů neztratíte.

2. Vypátrejte vhodného moderátora

Je jasné, že event stojí na kvalitě přednášejících a tématech, kterým se věnuje. Ale neméně důležitý je i člověk, který účastníky programem provede. To, jaký pocit si účastníci z eventu odnesou, do velké míry závisí právě na moderátorovi. Našimi Restarty hosty v roli moderátora dlouhodobě provází Michael Koch, který dokáže přirozeně pracovat s diváky nebo bez zaváhání uvést soutěž ve svém legendárním zlatém saku.

3. Delegujte práci

Evenťák je většinou člověk, který pracuje samostatně a rád si svou práci hlídá a organizuje sám. Při větších akcích to ale někdy prostě nejde zvládnout. Takže pokud máte někoho k ruce, nebojte se předávat práci dál. Ale pozor na další bod:

4. Nepředpokládejte, ověřujte

Důležitým pravidlem je uvědomit si, že vám nikdo nevidí do hlavy. Pokud od někoho potřebujete pomoct, dejte to jasně najevo, protože nikdo neuvažuje stejně jako vy.  A to, co třeba považujete za samozřejmost, někoho jiného nemusí ani napadnout. Z toho důvodu je lepší si všechno třikrát ověřit, než na poslední chvíli přijít na to, že se na něco zapomnělo jen kvůli nedorozumění.

5. Nezapomeňte na propagaci eventu

Stejně jako je důležité mít kvalitní catering, program a hezké místo, musí se akce dostat do povědomí veřejnosti. Placená reklama a e-mailing jsou jistě jednou z cest, jak toho docílit. Lidé ale často dají na doporučení někoho, koho znají. Přesvědčte kolegy, známé, řečníky a další osoby z vaší sítě kontaktů, aby událost sdíleli na svých profilech. Osobní pozvánka dokáže přilákat i účastníky, kteří by se o vaší akci třeba ani nedozvěděli.

6. Minimum změn na poslední chvíli

Plánovat akci s dostatečným předstihem je klíčové. Proč? Získáte díky tomu dostatek času na objevení potenciálních chyb a jejich nápravu. A kromě toho vás při organizování zkrátka nebude tlačit čas.

7. Podchyťte potenciální hrozby

Při pořádání eventů samozřejmě platí, že se může pokazit spousta věcí. Proto je dobré si alespoň v základech projít, co by se mohlo stát a jak to na místě co nejelegantněji vyřešit. To určitě neznamená, že byste měli pesimisticky počítat s tím, že určitě nastanou nějaké potíže, ale je lepší se na tuto eventualitu připravit.

8. Nebojte se na chvilku zastavit

Jakmile probíhá něco, co jsme dlouhé týdny plánovali, je to bezpochyby spojeno s velkou dávkou stresu. Sotva se naděješ, je x hodin po začátku a vy jste neměli v podstatě čas se ani nadechnout, natož si dát trošku vody nebo něco k jídlu. Abychom byli psychicky i fyzicky v pohodě a vše běželo tak, jak má, je potřeba se držet při životě.

9. Nezapomeňte na feedback

Dokonalý event – stejně jako dokonalý zákazník – neexistuje. Proto konstruktivní kritiku vítejte a berte ji s nadhledem. Chcete-li se neustále posouvat kupředu, měli byste po každé akci posbírat feedback od účastníků, kteří vám ze svého pohledu mohou navrhnout změny nebo zlepšení. Stejně tak důležité je potkat se s lidmi, kteří vám pomáhali s přípravami a můžou mít přínosné návrhy, jak jednotlivé kroky do budoucna zlepšit.

10. Klidně změňte postup plánování

Nastavit si procesy je při plánování eventů důležité, ale je třeba si uvědomit, že i ony se v čase vyvíjejí a mění. Možná máte naučený postup, který se vám v minulosti mnohokrát osvědčil. To ale nutně neznamená, že ho za pár měsíců nepřekoná jiná metoda plánování. Tak se nebojte změn a vyzkoušejte si, co vám bude nejlépe vyhovovat.