Začněte konečně stíhat aneb jak na efektivní pracovní den

Máte pocit, že jste vytížení, ale vaše výkonnost není vysoká, vyrušuje vás neustále někdo z práce? Děláte mnoho věcí najednou? Zapomenete občas odpovědět na e-mail nebo udělat úkol, který jste někomu slíbili? Jste ztraceni v prioritách, nevíte, co řešit dřív? Stane se vám, že přes den zjistíte, že prokrastinujete? Odhadujete špatně práci, nebo dokonce odevzdáváte úkoly pozdě? Pokud jste odpověděli alespoň dvakrát ano, máte o důvod více, proč řešit svůj time management.

Getting Things Done – inboxy

S kolika inboxy dnes běžně fungujeme? Každý máme e-mailovou schránku, často ne jednu, telefon a při práci v kanceláři využíváme různé nástroje pro komunikaci v týmu i s klienty. V chytrém telefonu máme spoustu aplikací, ve kterých se nám množí notifikace a další zprávy. To jsou inboxy, kam každý den přibývají úkoly, které je potřeba zpracovat, nebo informace, na něž je potřeba reagovat.

Getting Things Done je metoda systému organizace práce a času, známá pod zkratkou GTD, která vás naučí mimo jiné pracovat s inboxy a informacemi, mít čistou mysl a uzavírat projekty tak, abyste se k nim už nemuseli vracet. Více o této metodě se dočtete ve stejnojmenné knížce Davida Allena nebo v jejím českém překladu pojmenovaném Mít vše hotovo.

Napište si seznam všech inboxů, které máte. Hotovo? Teď je minimalizujte – zrušte nebo slučte, mějte pro každý účel právě jeden inbox. Nastavte si přeposílání mailů, omezte množství komunikačních aplikací na jednu až dvě. Podobné nastavení funguje i s mým týmem, kdy vyžaduji, aby mi informace ke konkrétním projektům posílali na jedno určené místo.

Určete si frekvenci vyřizování jednotlivých inboxů a nekontrolujte e-mailovou schránku pokaždé, když vám vyskočí na displeji notifikace. Naopak si stanovte, kdy budete schránku vybírat. Já vyřizuji pracovní e-maily brzy ráno, potom po obědě a pak ještě jednou v odpoledních hodinách. Tedy pouze 3x denně, což mi umožňuje se ve zbývajícím čase focusovat na proaktivní řešení úkolů.

Pokud vás přes den něco zajímavého napadne, ale zrovna potřebujete dokončit něco jiného, zapište si myšlenku do příslušného archivu. Existují spousty aplikací, které pro tyto účely můžete využít, například Freelo, Trello nebo třeba Notes v iPhonu. Najděte si takový nástroj, který pro vás bude přehledný a hlavně rychle dostupný. Narazili jste na zajímavý článek, ale právě nemáte čas si ho přečíst? Využijte některou z dostupných aplikací a uložte si jej na později. Pro ukládání článků se mi osvědčila aplikace Pocket.

Práce s informacemi – procesní model

Chcete-li být efektivnější a produktivnější, naučte se pracovat s informacemi. Opět využijte procesní model GTD. Jakékoliv nápady, úkoly nebo příchozí informace zpracovávejte tímto systémem. V pravidelném čase otevřete inbox a postupně zpracováváte všechny položky inboxu. V první fázi přijetí úkolu si rozeberete, co znamená, a zamyslíte se nad kontextem a přínosem. Jeví se úkol jako vykonatelný a zabere vám méně než 5 minut?  Vyřešte ho hned! V případě, že zabere déle než 5 minut, si jeho vykonání naplánujte nebo, případně úkol delegujte, pokud ho někdo jiný dovede vyřešit lépe. V každém případě ale odpovězte. Pokud úkol není vykonatelný, třeba proto, že vám na něm něco není jasné, odpovězte a zjistěte si potřebné informace. Pokud je to pitomost – vymažte ho. Pokud se může někdy hodit – zaarchivujte ho.

Úkol si naplánujte, určete mu termín, jaký bude první krok a jaký bude výsledek. Určení prvního kroku vám pomůže při zpracování úkolu, do kterého se vám třeba moc nechce. Už totiž budete znát první krok, a tak se vám snáze začne. Po dokončení úkolu si vždy aktualizujte plán dne. A už se k němu nevracejte.

Delegování úkolů – investujte svůj čas smysluplně

Při třídění položek v inboxu se zamyslete, zda jste optimální řešitel nebo jestli dává smysl úkol delegovat na jinou kompetentní osobu, která ho zpracuje lépe a/nebo za kratší dobu. Ze splněných úkolů máme všichni dobrý pocit. Je ale velký rozdíl, když je úkol dokončený pouze proto, abyste si mohli odškrtnout další políčko ze seznamu nebo aby se celek posunul tím nejlepším směrem.

V dobrém nástroji úkol nebo proces delegujete na dvě kliknutí. Čas vám ušetří i šablony, ve kterých je proces z minulosti definovaný a díky kterým bude nově zodpovědná osoba znát přesné kroky, jak postupovat. Vyhnete se spoustě chyb, na které byste mohli narazit, navíc ušetříte práci nováčkům v týmu. Všem se vám dostane více času, který byste jinak museli strávit u zbytečné a repetitivní komunikace či následném ladění výsledné práce.

Vždy se zamyslete, zda lze daný úkol delegovat a jestli tak můžete ušetřit svůj čas na přínosnější záležitosti.

Komunikační kanály – nerušte, ale informujte

Co všechno vás během práce ruší a vytrhuje ze soustředění? Nemám teď na mysli práci v open space, o tom si ostatně přečtěte článek Open space ANO či NE?. Bez komunikace to ale nejde, tak jaké kanály použít? Potřebujete-li probrat hodně detailů, které na sobě závisí, což by znamenalo mnoho e-mailů, použijte telefon nebo osobní dotaz. Použití telefonu je vhodné i v případě, když chcete dát klientovi vědět, že vám na něm záleží. E-mail použijte, pokud vám stačí odpověď během několika hodin. V případě, že máte rychlý dotaz na kolegu, který nemá prioritu, pošlete ho přes Skype, Slack nebo jiný chatovací nástroj.

Používejte nástroje na týmovou komunikaci a úkoly. Najdete v nich přehled úkolů, které vás daný den čekají. Když si ho projdete každé ráno, nic důležitého tak nezapadne.

Pracujte vždy na jednom úkolu a nepřeskakujte na nic jiného, dokud úkol nedokončíte. Máte před sebou úkol, na který potřebujete klid? Vypněte si notifikace (zapněte Do not disturb), vezměte si sluchátka a nenechte se rušit. A pokud se vás někdo i přesto bude snažit vyrušit, poproste ho, ať vám pošle e-mail.

Time tracking – měřte čas a náklady

Měření času realizace jednotlivých úkolů a hlídání nákladů vám otevřou novou dimenzi přehledu. Budete vědět, kolik vám jednotlivé úkony zabírají času a kolik vás stojí peněz. Díky tomu se vám bude lépe plánovat pracovní den. Získáte představu o tom, kolik času zbývá z naplánovaného budgetu a kolik ještě můžete do úkolu vložit energie, aby byl výdělečný a proběhl dle plánu.

Nástrojů k plánování úkolů a měření času i výdajů existuje vícero, jako šikovnou  automatizovanou variantu hlídače času můžete vyzkoušet RescueTime, který sleduje, v jakých aplikacích a konkrétně na jakých stránkách trávíte čas, generuje vám denní přehled a navrhuje optimalizaci postupů pro maximální efektivitu. Dokáže také zablokovat rušivé vlivy, abyste se mohli soustředit na to důležité.

Technika Pomodoro – zlepšete soustředěnost

Lepší koncentraci při hluboké práci a efektivní plánování vám zajistí Technika Pomodoro®. K její aplikaci vám stačí pouze kuchyňská minutka, tužka a papír. 

Jak na to? Tato technika je založena na 25minutových intervalech hluboké práce s krátkými přestávkami. Po dokončení čtyř pracovních intervalů následuje delší pauza, která slouží k odpočinku a dalšímu utřídění myšlenek.

Techniku Pomodoro® objevil vysokoškolák Francesco Cirillo při svých studiích a dnes je jednou z nejpopulárnějších metod time managementu na světě.

Priority úkolů – zahlcení neznamená výkonnost

Priority, priority, … Než si naplánujete rozvrh dne, určete si, jaké úkoly jsou pro vás důležité, a podle priorit je zařaďte do rozvrhu dne. Cílem je osobní efektivita a práce na správných věcech. Nevyhrává ten, kdo stihne nejvíc. Opusťte program nedostatku času a snahu o stíhání co nejvíce věcí. Rozlišujte mezi naléhavými a nenaléhavými úkoly a mezi důležitými a nedůležitými úkoly. U každého úkolu se zamyslete, co se stane, když to nyní neudělám (nenechám se vyrušit) a budu dál pracovat na něčem, co je důležité.

„Pokud nebudete pracovat podle priorit, uděláte možná spoustu věcí – ale když to nebudou ty správné, něco zásadního vám uteče.“

Nakreslete si čtyři kvadranty a napište do každého z nich své zkušenosti. Který kvadrant je u vás nejčastější? Okamžité vyřizování bezvýznamných věcí spadá do kvadrantu III.

Soustřeďte se na vyřizování úkolů, které patří do II. kvadrantu – jsou tedy důležité, ale nenaléhavé. I. a III. kvadrant se časem zmenší a IV. kvadrant můžete buď rovnou zahodit, nebo v něm ponechat aktivity, které děláte pro radost.

Efektivní pracovní den

Máte možnost reagovat reaktivně nebo proaktivně. Jaký je v tom rozdíl? Pracujete na nějakém úkolu a během práce vám vyskočí notifikace, že vám přišel nový e-mail. Co uděláte? Jdete do e-mailu, e-mail si přečtete, ale nevyřídíte ho, protože mezitím vám vyskočí další notifikace, tentokrát ze společného chatu, jdete si ji přečíst. Do toho vás osloví kolegyně s urgentní prosbou. Není jednoduché v tu chvíli zapomenout, co jste měli rozpracované, a těžko se vám bude ke všem úkolům opět vracet. Výsledkem je, že ztratíte spoustu času a budete se cítit snadno pod tlakem.

Proto nereagujte na všechny stimuly. Pracovní den si naplánujte, udělejte si čas na práci i na komunikaci. Dejte kolegům najevo, kdy vás mohou rušit a kdy potřebujete klid na práci.

„Svůj den byste měli řídit vy, ne vaši kolegové a příchozí notifikace.“

Plánujte si celý týden i pracovní den do kalendáře. Na začátku týdne si připravte hrubý plán a každé ráno si dobře rozvrhněte celý den. V týmech fungují ranní stand-upy, kdy každý člen týmu řekne nejdůležitější úkoly, který ten den bude řešit. Nepříjemné úkoly udělejte jako první (eat that frog). Mějte v kalendáři naplánované úkoly a udělejte vše pro dodržení slíbeného termínu. Během dne kalendář aktualizujte podle reality, takže uvidíte, jak realistické byly vaše odhady. Nikdy si neplánujte více událostí na jeden čas, minimalizujete riziko, že úkoly nestihnete vyřešit.

Automatizujte provádění opakujících se úkolů, například tak, že si připravíte checklisty pro různé účely. Usnadníte si práci a na nic důležitého nezapomenete. Dělejte důležité věci, nikoliv urgentní. Plánujte, buďte proaktivní, ne reaktivní. Buďte ohleduplní a nerušte ostatní. A hledejte win-win řešení.