Make PM effective again. Jak AI šetří čas projekťákům?

Předávací dokument z člověka na člověka je v agentuře věc svatá, jenže ze své podstaty nemůže zachytit vše. Nebo může? A pokud může, obsahuje všechny historické milníky, kontexty jednotlivých rozhodnutí nebo konkrétní argumentaci z callu před třemi měsíci? No a co odpověď na otázku, proč se vlastně před půl rokem v Meta Ads pustila tahle kreativa s růžovou barvou, když klient dle brand manuálu používá jen zelenou a modrou? No, velmi pravděpodobně tam něco z toho bude chybět.

Jak nepřijít o kontext a být efektivní?

Kde tedy nový kolega, specialista, manažer nebo kdokoliv, kdo s klientem přijde nově do kontaktu, vezme informace? Od kolegů za pochodu, v kuchyňce nebo na hodinovém obědě s klientem? Většinu drobností bohužel nezíská nikdy. Na složitějším projektu může taková učící fáze trvat klidně půl roku, než se daný člověk opravdu rozkouká a začne věci skutečně chápat.

No a co jednota poznámek v rámci Client success týmu? Každý to teď dělá trochu jinak. Někdo zapisuje během callu, někdo si nahrávku pustí znovu a dopisuje zpětně, někdo spoléhá na svoji paměť (to rozhodně nemůže být můj případ 😄). A výsledek? Je pokaždé trochu jiný, v jiném formátu, s jinou úrovní detailu. Co je ale z mého pohledu v naší práci naprosto zásadní, je zapojení takového člověka do průběhu schůzky. Lidé na manažerských pozicích by se totiž zcela bezpodmínečně měli zapojovat do dění na schůzce, vymýšlet řešení, korigovat diskuzi a tvořit. To se v řadě případů dělá opravdu velmi složitě, obzvlášť je-li na schůzce víc lidí.

V Client success týmu jsme se rozhodli problém řešit systémově. O přepisech schůzek a online callů jsme toho v posledních měsících v rámci AI boomu slyšeli hodně. Přečetli jsme několik článků a zkoušeli různé placené i neplacené nástroje. Po několika individuálních pokusech o zautomatizování zápisu jsme si řekli, že je třeba řešit to více konepčně. Každý to děláme trochu jinak, specialisté a další lidé zapojení do projektu dostávají od každého z nás jinou formu poznámek a úkolů, zkrátka chybí tomu řád a jednota. Ve spolupráci s vývojovým týmem našeho interního systému jsme dali hlavy dohromady a přišli s řešením.

Jak to tedy celé funguje? Jelikož fungujeme na Google Workspace, napojili jsme náš interní nástroj pro správu klientských projektů na model Gemini a postavili jsme funkci, která ze záznamu Google Meet schůzky vygeneruje kompletní transcript všeho, co se na schůzce řeklo. To, že Gemini umí přepsat zvukovou/video stopu není žádná novinka. Do chatu nám interní systém pošle notifikaci, kde si organizátor schůzky doplní informace pro Gemini. Zaškrtne například o jaký typ schůzky se jednalo, kdo byl účasten nebo třeba dopíše, že je na callu probíráno citlivé téma, které do zápisu nechceme zveřejňovat. Následně tento přepis přemění dle předem specifikovaného promptu a zmiňovaných doplňujících informací na strukturovaný zápis přímo v systému. Ten je pak uložen na sdílený Google disk. Pokud byla schůzka klientská, ukládá se výstup do sdílené složky, ke které má již klient přístup. Jestli-že spolu seděli dva specialisté a řešili nastavení kampaní, ukládá se výstup do interních sdílených složek. Vše bez manuálního vypisování, bez ztráty kontextu. 

Pokud byste chtěli pracovat pouze se zvukovým záznamem a stačila by vám kvanta zpracovaného zvukového záznamu, byla by možnost na obdobnou funkci využít další nástoj od Google Notebook LM. O jeho využití psali kolegové Petr Bláha a Tomáš Rampas ve shrnutí AI Restartu 2026.

Čtyři typy zápisů pro různé situace

Jak už bylo lehce naznačeno, ne každý call má stejný účel a jeden univerzální zápis by pro všechny nestačil. Proto jsme navrhli čtyři různé šablony, každou pro jiný kontext.

Klientský call pokrývá v drtivé většině běžnou operativu. Výstupem je text s rychlým shrnutím, jasně rozdělenými úkoly pro agenturu a klienta a bloky pro jednotlivá oddělení, která se na callu zmiňovala. Důležité je, že zápis musí dávat smysl i někomu, kdo na schůzce nebyl.

Interní status je určený výhradně pro tým agentury. Řeší se v něm aktuální stav kampaní, výkon napříč kanály, kooperace mezi oddělením paid ads, SEO, kreativou a dalšími specialisty. Kdo co řeší, co koho blokuje a jaké změny se chystají.

Oba typy zápisů pak slouží CS týmu jako přímý podklad pro tvorbu tasků a záchrana ve chvíli, kdy věci jednoduše vypadnou z hlavy.

Kick-off je trochu jiná kategorie. Jde o zahajovací schůzku nad novým klientem a výstup z ní slouží jako referenční dokument pro celý realizační tým. Obsahuje byznysovou DNA klienta, jeho historii, technický stav, současný stav, strategické cíle i konkrétní první kroky, jako jsou přístupy do systémů apod. Běžně se stává, že se lidé a oddělení při startu spolupráce zapojují v určitém pořadí. Pokud se tedy někdo do projektu připojuje až po dvou měsících spolupráce, najde v tomto dokumentu vše potřebné.

Posledním nedotknutelným dokumentem je Full transcript. Je to doslovný přepis celé nahrávky slovo od slova s rozlišením mluvčích. Neslouží jako hlavní pracovní dokument, ale jako podklad pro práci s obsahem a prompty. Dá se také použít ve chvíli, kdy je potřeba ověřit přesně co a kdo řekl.

Typy promptů v Gemini

Kde teď jsme 🚀

Celý systém teprve spouštíme. Prompty a principy jsou hotové, napojení na model Gemini testujeme a finální integrace do našeho interního nástroje je otázka nejbližších dní. Ale už teď víme, že tohle je přesně ten směr, kterým se chceme ubírat. Méně času s manuální prací, více času s klientem a v roli businessového parťáka.

Jak to celé řešíte u vás? Napište mi na LinkedIn. 👋